Ainda estou pra conhecer alguma clínica veterinária ou petshop que não tenha que controlar pagamentos pendentes de seus clientes. Seja para não perder uma venda, como um diferencial oferecido ou até mesmo por amizade, em algum momento você irá criar uma “conta” para seus clientes.
Porém, tão importante quanto ser flexível e organizado para manter tudo registrado e atualizado, é fundamental que você tenha uma política de controle e cobrança efetiva para não acabar perdendo dinheiro no final das contas. Isso porque os recebimentos pendentes podem afetar de maneira negativa seu fluxo de caixa deixando suas contas descobertas.
Por onde começar?
O primeiro passo para um controle efetivo dos recebimentos pendentes é fazer um diagnostico da situação atual e estabelecer uma estratégia efetiva de recuperação caso você se depare com um cenário ruim. A partir daí basta manter um acompanhamento contínuo para ter certeza que você esta no caminho correto.
A primeira coisa a se fazer é identificar o Índice de Rotatividade de suas contas a receber. Esse índice irá te mostrar qual a sua eficiência no recebimento pelos serviços e produtos vendidos. Quanto maior esse índice, maior sua efetividade.
Para calcular este índice você irá precisar:
Total de Vendas a Crédito: o total de vendas a crédito (pagamentos pendentes, cheques pré-datados, cartões de crédito) de um período. (ex.: total de vendas a crédito de 2011 = R$ 435.000,00)
Média do Total de Contas a Receber: a média do total de contas a receber de um período (pagamentos pendentes, cheques pré-datados, cartões de crédito).
Para calcular essa média basta você pegar o valor de contas a receber no início do período, somar com o total de contas a receber no final do período e dividir por 2.
(Ex.: Total de contas a receber em Janeiro/2011 = R$ 37.800,00
Total de contas a receber em Dezembro/2011 = R$ 53.300,00
Média do total de contas a receber em 2011 = (R$ 37.800,00 + R$ 53.300,00) / 2 = R$ 45.550,00)
Com esses dois valores você já pode fazer o cálculo:
Índice de Rotatividade = Total de Vendas a Crédito / Média do Total de Contas a Receber
(ex.: R$ 435.000,00 / R$ 45.550,00 = 9,55)
De acordo com nosso exemplo, em média, as contas a receber são arrecadadas 9 vezes ao ano. Podemos extrair um outro indicador importante seguindo a regra abaixo:
Tempo médio de recebimento = 365 / Índice de Rotatividade
(ex.: 365 / 9,55 = 38,22)
O que este novo número esta nos dizendo é que no nosso exemplo, em média, são necessários 38 dias desde a venda até o recebimento do pagamento.
Portanto, em casos onde os fornecedores exigem o pagamento em no máximo 20 dias, isso significa um período de 18 dias descoberto! E claro, este dinheiro terá que sair de algum lugar. No pior cenário, poderia ser o cheque especial da conta corrente de sua empresa, o que irá gerar umaperda direta da sua margem de lucro!
Sou obrigado a concordar que sem um sistema de gerenciamento de clínicas veterinárias e petshops capaz de fazer esse controle automaticamente, fica muito mais difícil acompanhar esses números. Mas definitivamente eles são muito importantes para serem ignorados.
